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油田档案信息化管理技术探讨

2017-11-10 11:01:58 来源网站:免费论文网创业好点子 本文移动端:油田档案信息化管理技术探讨

油田档案信息化管理技术探讨 本文关键词:油田,信息化管理,探讨,档案,技术

油田档案信息化管理技术探讨 本文简介:[摘要]社会经济的迅速发展,推动了我国油田企业的发展。油田档案作为油田企业重要的信息资源,对油田企业的发展具有重要的作用。近年来,我国油田企业发展迅速,传统的油田档案管理方式已不再适应档案工作的实际发展需求,如工作效率低下。在新时期,需要注重现代信息技术的应用,实现油田档案信息化管理,才能有效提升油

油田档案信息化管理技术探讨 本文内容:

[摘要]社会经济的迅速发展,推动了我国油田企业的发展。油田档案作为油田企业重要的信息资源,对油田企业的发展具有重要的作用。近年来,我国油田企业发展迅速,传统的油田档案管理方式已不再适应档案工作的实际发展需求,如工作效率低下。在新时期,需要注重现代信息技术的应用,实现油田档案信息化管理,才能有效提升油田档案管理水平,从而有助于充分发挥油田档案的作用,这对促进油田企业发展具有积极作用。本文从档案管理云技术创新、软件管理、数字化加工以及互联网技术等方面,阐述新时期油田档案信息化管理技术,主要目的是促进油田档案信息化管理水平的提升,促进油田企业进一步发展。

[关键词]油田档案;信息化;管理技术

引言

档案作为一种重要的信息资源,在油田企业发展过程中,积累了大量的油田档案。随着我国社会经济的迅速发展与科学技术的不断进步,我国油田企业的发展十分迅速,在此过程中,油田档案发挥了巨大的作用。传统的油田档案管理主要采用人工管理的方式,这种方式存在诸多缺点,如管理人员工作强度大、工作效率低下等,远远满足不了现阶段油田档案工作的需求,难以充分发挥油田档案的作用,对油田企业的发展带来了不利影响。为此,在油田企业迅速发展的同时,其需要加强油田档案管理的创新。信息技术的迅速发展,在诸多领域中得到了广泛应用,将其应用在油田档案管理中,可实现油田档案信息化管理,能够有效提升档案管理水平,有助于高效运转工作。鉴于此,本文深入分析油田档案信息化管理技术,具有重要的现实意义。

1档案管理“云”技术创新

云计算技术的出现,为档案管理的发展提供了一大助力,主要原因在于:云计算技术具有超强的计算能力与数字资源整合优势,能够实现档案资源的共享,有助于提升企业档案服务水平。总之,云计算技术的重要作用表现在以下几个方面。(1)档案资源充分共享。通过构建云服务平台,能够将不同部门的档案信息资源存入“云”中,利用其数据资源整合优势,可以使油田生产单位快速获取档案信息资源,从而享受更为方便、快捷的信息服务。(2)“云”智能推动服务。档案馆利用现代智能手机中的浏览功能,可建立档案信息为主的网站,档案信息资源使用者可以通过智能手机随时随地访问网站,从而获取自己需要的档案信息资源。(3)私人定制“云”平台。以云服务平台为基础,个人或者单位可以依据自身的需求,制定私人“云”平台,该平台主要是根据使用者的需求,提供相应的信息资源服务,减少了诸多环节,有助于工作效率的提升。

2档案管理软件的需求与评价

档案管理软件处理需求工作,其实质是协同作业的一个过程中,涉及所有利益相关者,如档案管理人员、技术人员等。为此,油田档案管理工作是否能够顺利开展,关键在于是否能够制订一个具有明确任务与责任划分的项目计划,其主要包括以下几个方面的内容。(1)需求评估。档案管理人员需要对用户需求加以评估分析,从而明确当前档案管理工作流程的缺点,进而确定是否需要新的档案管理软件。值得注意的是,在分析过程中,需要重点分析现有档案管理软件的弱点是什么,只有这样,才能选择合适的新管理软件,同时需要明确新档案管理软件的预期效果,以帮助组织确定需求。(2)生成“功能清单”。工作人员需要针对需求,确定优先级,从而生成“功能清单”。除此之外,其还需要重点考虑用户支持的质量、供应商信誉、成本以及技术平台兼容性等功能。(3)用户评价。一款软件效果是否良好,其主要是通过用户评价来确定的,具体而言,就是询问用户软件使用体验。在此基础上,档案管理工作人员需要对管理软件提供商进行必要的调查,如是否提供维修、定期更新等服务。(4)适时调整与更新。随着我国信息技术的迅速发展,档案管理软件同样在不断更新发展。为了适应油田档案管理工作的需求,油田企业需要对油田档案进行相应的更新与完善,以确保油田档案管理工作水平的提升。

3档案数字化加工过程的质量控制

将传统的手工油田档案管理转变为信息化管理,就需要对档案进行数字化加工。为了确保油田档案的真实可靠性,油田企业就需要在油田档案数字化加工过程中,加强质量控制。档案数字化加工过程中的质量控制,主要通过以下3个方面的工作入手。(1)完善档案数字化管理制度。为了避免在档案数字化加工过程中出现不规范操作,油田企业除了需要制定相应的标准与规范,还需要完善档案数字化管理制度,从而对档案数字化加工过程实现全程的监督与管理。(2)固定与完善工作流程。油田档案数字化加工质量,关键在于是否能够在具体工作过程中,严格落实“归档范围确认制”与“归档范围备案审批制”。档案管理人员需要对不同档案进行数量校对,以及档案整理质量核查,只有在确保一系列质量的基础上,才能进行下一环节的工作。一旦在检查过程中,发现了不合格问题,档案管理人员就需要及时返工,待到工序质量合格后,再进行下一环节的工作。与此同时,档案管理人员需要确保档案当天出库加工处理,当天必须完整入库。此外,管理人员需要将档案数字化加工流程加以规定,确保加工工作的规范性,只有这样,才能避免在档案数字化加工过程中出现质量问题。(3)确保档案原件的安全。一是在档案整理过程中,档案管理人员需要严格按照规定进行档案修复。二是在档案还原过程中,其需要按照顺序排放至档案盒中。通常情况下,油田档案在初始采用的是案卷级装订的方式存储,在扫描过程中需要拆卷活动,还原并不需要再次装订成册保存。三是在档案还原过程中,其需要确保档案数字化加工场所的安全,避免在加工过程中,原件受到温度、湿度以及火等方面的不利影响。

4互联网与档案系统的智能化共享

智能化档案管理系统主要是多个子系统构成,如管理终端,、数控标签、智能安全门检测,以及数据交互程序方式设计等。档案管理人员需要先对其进行一一分析,具体内容如下。(1)档案数控标签的选择。在数控标签选择过程中,为了简便算法,快速通过终端,进行电子标签数据扫描,档案管理人员就需要避免在管理系统中融入较多的辨识标签的验证环节,只有这样,才能减少验证时间,提升终端扫描效率。(2)管理终端设备设计。管理人员终端设备主要由两部分组成,分别是电控读写器以及主办公室。首先,电控读写器。其主要作用是进行快速防冲突解析,通常情况下,解析半径超过4分米,并具有读写能力。其次,主办公室配备电脑终端。其主要功能有进出档案的信息识别以及数据信息处理,电脑终端实现自动控制。其主要是能对贴有标签的档案加以识别,并监督进出情况,为其他人提供档案流通工作平台。(3)智能安全门检测设计。智能安全门的实质是一套智能门禁检测系统。该检测系统能够对档案出入后进行自动识别,并配备自动报警功能,一旦检测系统开始工作,将会对进出人员的次数进行有效统计,并对进出口人员的流动情况实施有效监督,可以提升档案馆的监控能力,从而避免档案被盗窃的问题,提高档案的安全性。(4)数据交互程序方式设计。数据交互程序方式主要包括档案出入库、盘点以及修改等模块。交互模式的设计,主要是依据企业档案馆实际工作需求,同时结合处理需求与运行环境等,从而确定数据库类型。这不仅仅有助于提高工作效率,还能提升交互程度的网络防火墙层级与加密数位的安全性能。

5结语

社会的迅速发展,推动了油田企业发展。在油田企业发展过程中,积累了大量的油田档案,并对油田发展发挥巨大的推动作用。传统的油田档案管理难以充分发挥油田档案的作用,但随着信息技术的迅速发展,并在社会诸多领域中的推广使用,尤其是在油田档案管理中的应用,其促进了油田档案的管理创新,使油田档案实现了信息化管理,提高了档案管理水平,并且一定程度上提高了油田档案的安全性,为油田企业发展奠定了良好的基础。

主要参考文献

[1]于晨晖.新时期油田档案信息化管理技术探讨[J].黑龙江档案,2016(5).

[2]马孝岩.夯实基础强化创新提升档案信息化管理水平[J].赤子,2014(8).

[3]杨海燕.浅谈油田企业电子文件归档管理原则[J].办公室业务,2014(24).

[4]陈春兰.浅谈以信息化技术融入新时期的档案管理工作[J].珠江水运,2015(3).

[5]张莉.农业科技档案现状及信息化发展的主要手段[J].中国管理信息化,2015(16).

[6]蒋征辉.新时期油田企业消防管理工作的创新与发展[J].中小企业管理与科技,2015(30).

作者:魏杰 单位:大庆钻探工程公司钻井二公司

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